Elegir impresora de empresa
La primera vez que escuché algo sobre la oficina sin papeles fue en 1990.
Casi treinta años después el papel se utiliza más que nunca en las oficinas. Y casi en exclusiva para alimentar a las impresoras multifunción.
Cuando elegimos una impresora para casa podemos darnos el lujo de equivocarnos.
Los trabajos que imprimimos no suelen tener mucha importancia. Y podemos desperdiciar tiempo en solucionar atascos de papel o esperas inútiles.
En el trabajo es diferente.
Tecnología de impresión
La tecnología que pueda utilizar tu impresora afectará a tu trabajo y, sobre todo, a tu bolsillo.
Antes las cosas estaban más claras.
La impresora de empresa láser era la más rápida y la mejor para la oficina.
Salían más a cuenta pues los cartuchos de tinta eran demasiado caros, teniendo en cuenta su rendimiento.
Las láser además venían con más opciones, como la impresión dúplex que permitía imprimir por ambas caras del papel.
Los principales fabricantes de impresoras de tinta les han metido el turbo a sus máquinas.
Cuando HP presentó en el 2012 la impresora de tinta Officejet Pro X dejó por el camino a toda impresora para oficina láser. Normal. Escupiendo folios a una velocidad de 70 páginas por minuto no tenía rival.
Hoy tanto HP como Epson y Brother están apostando fuerte por la tecnología de tinta, especialmente en impresoras multifunción para oficina.
Muchos informáticos se han dejado seducir.
Pero a mi no me convence la tinta en una impresora de oficina.
Por 3 razones:
En dúplex, disminuye la calidad de impresión de la segunda página.
El problema con la tinta es que es un líquido.
Y un líquido “moja”. Con esto quiero decir que el papel cambia algunas de sus propiedades.
Un papel mojado no absorbe igual cuando quieres añadir tinta en una segunda cara.
Además, la tinta que pongas al otro lado del papel tiende a difuminarse; la impresión es menos nítida.
Sabiendo que este es su talón de Aquiles, los fabricantes pusieron a trabajar a sus químicos.
La respuesta fue una tinta con solventes más volátiles.
Disminuyeron los tiempos de secado.
Pero la tinta seguía siendo un líquido.
No consiguieron arreglar del todo el problema, de forma que tuvieron que bajar la velocidad de impresión para que diese tiempo a secarse “algo” el papel.
Y crearon un nuevo problema.
Los inyectores de tinta se obstruyen con más facilidad
Un cabezal de impresión de una HP Officejet Pro X tiene más de 42.000 inyectores.
La tinta fluye por unos tubos más delgados que las jeringuillas más finas que has visto.
Sin embargo, si el líquido tiene un tiempo de secado rápido, tienden a formarse coágulos ¿Y que pasa con los coágulos?
Obstruyen los cabezales de impresión.
Y si tienes que cambiar un cabezal que ha sufrido un infarto, es probable que a ti te dé otro.
¿Cómo lo solucionaron? Renovando la tinta para evitar que se seque.
Lo que nos lleva al tercer inconveniente.
Coste de impresión
Los fabricantes de impresoras de tinta dicen que el coste por página impresa es la mitad que en una láser.
Que tienen unos cartuchos de tinta mega-grandes para que la máquina vomite muchas páginas a un bajo coste.
Y, es cierto.
Pero en determinadas condiciones. Que NO se suelen dar en una oficina.
Me explico.
En Marzo de este año estaba tan feliz como un tonto con una guitarra.
Acababa de desempaquetar una Epson Workforce Pro WF-8510DWF.
Un pedazo de impresora multifunción para oficina, con una velocidad 34 ppm y capaz de imprimir en un tamaño A3+.
Le enchufé el cartucho negro de 2500 páginas y los de color de 1500 páginas cada uno.
Durante las siguientes 3 semanas le fui dando caña. Sacaba algunos que otros artículos de internet y documentos de Word y Excel.
El porcentaje de cobertura
El tamaño de impresión en relación al área de la página dudo que hubiese llegado al 10%.
Como el fabricante estima la duración de un cartucho en el número de páginas impresas al 5% de cobertura, supuse que el cartucho negro me duraría como mínimo 1250 páginas.
Mi sorpresa fue mayúscula cuando la máquina me pidió el relevo de tinta con apenas 732 páginas ¿A dónde se había ido la tinta que faltaba?
La explicación es que la tinta en los inyectores siempre debe estar “fresca”.
Si imprimes mucho o muy frecuentemente no hay problema.
Casi toda la tinta aterrizará en el papel.
Pero si sacas un trabajo de 10 páginas ahora, esperas media hora y sacas otro de 5 y no vuelves a imprimir hasta media hora después, entonces tenemos un problema.
Para evitar que se formen coágulos la máquina hace una renovación de la tinta.
La tinta vieja la escupe en un depósito, exactamente igual que cuando te enjuagas después de que un dentista te haga una limpieza.
Y ahora piensa
¿En tu oficina sueles sacar trabajos de 1000 páginas y cambias el cartucho cada día?
Si es así, comprate una impresora de tinta de la serie profesional de HP o Epson.
En cambio, si te pasa como a mi, entonces quieto.
Piénsalo antes de sacar las manos del bolsillo.
Tamaño de impresión en la impresora empresarial
Tu filosofía puede ser “burro grande, ande o no ande” Para comprar un coche tal vez funcione. Pero en las impresoras puede salirte caro.
A igualdad de prestaciones (velocidad, capacidad de las bandejas de papel,etc), una impresora A3 es mucho más cara que una A4.
Si puedes comprarte una A4 de buena familia por 500 euros, una equivalente láser en A3 puede pasar de los 2000.
Y los toner, las piezas y mantenimientos van en consonancia al tamaño.
Todo por el “Por si…”; por si un día necesitas imprimir en un A3.
La realidad es que eso casi nunca ocurre.
Y cuando quieres hacerlo, seguro que encuentras la forma de arreglártelas con una impresora A4.
Así que, salvo que tengas una empresa de construcción donde tengas que imprimir croquis y planos, mi consejo es: olvídate del A3.
Color o Monocromo en una impresora multifunción para oficina
Ya sabes que la impresora en color te cuesta más que una equivalente en monocromo.
También sabe que las copias en color serán más caras que las monocromo.
Para que te hagas una idea, si una impresión láser en monocromo te puede salir de coste a 1,5 céntimos, en una láser color podría costarte entre 6 a y 10 céntimos.
Pero quizás hay algo que no sepas. Y esto si que te puede RASCAR MUCHO EL BOLSILLO.
Una copia en monocromo impresa en una impresora color PUEDE SER MAS CARA que la misma copia en una impresora MONOCROMO.
La misma página que imprimes a 1,5 céntimos en una impresora monocromo te puede costar 3-4 céntimos en una impresora a color.
Para 1000 copias en monocromo que hagas al mes, debes saber que estarías pagando unos 20 euros de más solo por hacerlo en la impresora en color ¿Por qué? -me dirás- si gasto la misma cantidad de toner negro.
Una impresora láser en color es mucho más compleja que una monocromo
Tiene más piezas fungibles.
Por ejemplo, si una impresora láser monocromo tiene un solo tambor fotoconductor, una de color tiene 4 (uno por cada color).
Aunque imprimas en negro, en la impresora se ponen en marcha todos los componentes de todos los colores.
Implica que todo va a sufrir un desgaste.
Y además, aunque no lo veas, siempre se deposita una pequeña cantidad de toner de color en una página que crees que es monocromo.
Mi consejo: examina la importancia que puede tener el color en tu oficina.
Si son documentos internos o no es imprescindible el color, elige una impresora láser monocromo.
Si quieres tener lo mejor de ambos mundos sin incurrir en sobrecostes, piensa en tener una impresora aparte para las copias en color ocasionales.
Impresora láser multifunción o solo impresora
Antes había mucha diferencia entre comprar una u otra.
Ahora no merece la pena.
Piensa no solo en el espacio que ganas. Con una impresora láser multifunción te ahorras los consumibles para varias máquinas (un toner aparte para la fotocopiadora).
Y el mantenimiento es único para un solo equipo, con lo que no necesitas técnicos para varias máquinas.
Si ya tienes una multifunción y pensabas comprar una impresora adicional, no lo pienses.
Cómprala multifunción. Tendrás todas las funciones de repuesto si tienes un problema con la vieja.
El escáner
Aquí lo más importante es si la función de escaneo es por ambas caras o solo por una.
Si con frecuencia necesitas escanear por ambas caras del papel busca un modelo que lo haga de una sola pasada.
Hay algunos escáner que solo escanean por una cara y luego retroceden el papel para escanear por la otra.
Esto puede ser una fuente de problemas.
Impresión dúplex
La impresión dúplex ahorra papel y espacio de archivo.
Aquí si te digo que elijas siempre dúplex.
No solo porque te ahorras papel. También por consideraciones ambientales.
Y no te puedes imaginar el espacio que he ahorrado a la hora de archivar documentos.
Ni la cantidad de papeles que me ahorro de llevarme a leer a casa.
Tamaño del cartucho y de bandejas de papel
Pero por experiencia te digo que es un coñazo buscar un trabajo y darte cuenta que tienes que cargar de nuevo la bandeja de papel.
Peor aún, cuando sacas un trabajo que crees completo y le faltaron un par de hojas.
A mayor capacidad de entrada de papel, menos probabilidad de que te ocurra.
Lo mismo puede decirse del cartucho de toner.
Supone un inconveniente cambiarlo, así que mientras menos lo hagas, menos pendiente tendrás que estar de comprar uno nuevo.
Además, el coste por página de los cartuchos de gran capacidad suele ser menor, con lo que al final ahorras dinero.
Conectividad
Una conexión de red permite que los trabajos puedan llegar directamente a la impresora sin tener que pasar por el ordenador de un compañero de trabajo.
Si solo vas a usar tú la impresora, te da lo mismo, pero en un grupo lo mejor es que tenga conexión de red.
En cuanto a impresión WiFi, si en la oficina ya tienes el cableado de red no te será necesario.
Pero en las oficinas nuevas se tiende a no pasar cables.
Todo se conecta por WiFi a través del router. En este caso es imprescindible que tenga conexión inalámbrica.
Precio de la impresora
Todos buscamos ahorrarnos unas pelas, especialmente si tenemos que depositar muchos billetes a la vez.
En el caso de las impresoras es una mala idea fijarse solo en el precio de la máquina.
Si te das una vuelta por Carrefour o Alcampo verás máquinas tiradas.
El problema es que empezarás a arrepentirte en cuanto se acabe el cartucho-lo que suele ocurrir muy pronto.
Hay una regla que los fabricantes graban a fuego en sus máquinas. Mientras menos tengas que pagar por la impresora, más vas a pagar por el consumible.
Puedes tener una multifunción laser color decentita por un precio en torno a los 350 euros.
Esta es una impresora multifuncion laser color más profesional.
En monocromo tanto la HP LaserJet Pro MFP M428dw como la Brother MFC-L5750DW son excelentes elecciones.
El consejo. No mires solo el coste de la impresora. Calcula cuanto te vas a gastar por mes en consumibles y elige el modelo que te cueste menos a DOS AÑOS vista.
Si quieres ahorrarte los cálculos y dolores de cabeza puedes optar por alquilar la impresora en coste por copia.
Un consejo final
Fíjate en el consumible de la impresora.
Búscalo en nuestra tienda y observa si dispone de toner compatible.
Es aconsejable que tengas la máxima libertad de elección por 3 razones:
1.- El fabricante suele elevar el precio del consumible cuando ya ha introducido suficientes máquinas en el mercado. Si tienes el compatible tienes la opción de hacerle un corte de mangas.
2.- La disponibilidad de los consumibles es muy importante. Para algunas impresoras puede ser difícil encontrar el cartucho de toner original. Si la tienda que tienes a mano no tiene existencias, tendrás que esperar varios días.
3.-Ahorro. Aunque tengan mala prensa, si das con alguna marca fiable de cartuchos compatibles, puedes tener un filón. Prueba un cartucho Greenjet. Verás porque decimos que son los compatibles que funcionan.